Tất tần tật về quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí

1. Tải file xuất nhập tồn bằng excel miễn phí

File xuất nhập tồn bằng excel khi tạo để quản lý kho tại các cửa hàng cần được chia thành các trường thông tin và các sheet khác nhau lần lượt là danh sách hàng hóa, bảng kê nhập hàng, bảng kê xuất hàng và báo cáo để thuận lợi và rõ ràng hơn cho người quản lý. 

1.1. File xuất nhập tồn bằng excel theo danh mục hàng hóa

Khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel, file đầu tiên bạn cần lên chính là danh mục hàng hóa. File này sẽ bao gồm các trường thông tin như: 

• Số thứ tự
• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Ghi chú (nếu cần) 

Cách quản lý xuất nhập tồn bằng excel theo danh mục sản phẩm này sẽ giúp bạn liệt kê chi tiết các sản phẩm mình có, sau đó có thể dễ dàng kiểm soát khi nhập xuất và tổng hợp báo cáo theo từng khoảng thời gian. 

1.2. File xuất nhập tồn bằng excel theo bảng kê nhập hàng

Phần thứ 2 trong file quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí là bảng kê nhập hàng của cửa hàng. Bạn cần lập bảng này để điền tất cả các phiếu nhập kho, điều này sẽ giúp cho bạn dễ quản lý và biết được số lượng sản phẩm đã nhập vào theo từng ngày/tháng/quý/năm. 

File xuất nhập tồn bằng excel này bao gồm các thông tin như: 

• Số thứ tự
• Ngày/tháng/năm nhập
• Số phiếu
• Mã hàng
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Số lượng 
• Đơn giá
• Thành tiền 
• Ghi chú (nếu cần)

1.3. File xuất nhập tồn bằng excel theo bảng kê xuất hàng

Khi quản lý nhập xuất tồn bằng excel đã có bảng kê nhập hàng thì không thể thiếu bảng kê xuất hàng. Khi lập hai bảng tách biệt như vậy sẽ giúp bạn tìm kiếm thông tin được nhanh hơn, kê khai thông tin xuất – nhập rõ ràng hơn, kiểm soát dễ dàng việc xuất kho của các sản phẩm theo từng mốc thời gian. 

Tương tự như bảng kê nhập kho, bảng kê xuất kho cần những thông tin như:

• Số thứ tự
• Ngày/tháng/năm nhập
• Số phiếu
• Mã hàng
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Số lượng 
• Đơn giá
• Thành tiền 
• Ghi chú (nếu cần)

1.4. File xuất nhập tồn bằng excel theo báo cáo

Bảng cuối cùng cần tạo khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí là báo cáo nhập – xuất – tồn. Đây là báo cáo cho phép bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập/xuất trong kỳ chi tiết từng mã hàng. 

Xuất nhập tồn bằng excel trong file báo cáo này sẽ được quản lý theo các trường thông tin như: 

• Mã hàng
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Tồn đầu kỳ
• Nhập trong kỳ
• Xuất trong kỳ

Như vậy có thể thấy, khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí sẽ giúp bạn theo dõi được tình hình hàng hóa xuất nhập và tồn đọng. Cách kiểm soát này sẽ cho bạn thấy được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào ít bán được. Từ đó bạn có thể phân bố lại số lượng hàng hóa cần nhập để hiệu quả kinh doanh tăng cao hơn. 

Tham khảo thêm: Tải miễn phí file excel quản lý kho mới nhất

2. Những lưu ý khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí

Cách quản lý xuất nhập tồn bằng excel được rất nhiều chủ cửa hàng áp dụng, tuy nhiên để quản lý nhập xuất tồn bằng excel hiệu quả thì bạn cần nắm được một số những lưu ý như sau

2.1. Thiết kế file quản lý xuất nhập tồn bằng excel phù hợp với cửa hàng mình

Mỗi cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh và đặc điểm hàng hóa khác nhau. Do đó khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí bạn cần xây dựng file sao cho phù hợp với cửa hàng của mình. Việc sử dụng những trường thông tin không cần thiết sẽ khiến cho việc quản lý của bạn bị rối, dễ nhầm lẫn. Còn nếu ít trường thông tin quá sẽ tạo thành một file xuất nhập tồn bằng excel thiếu thông tin. 

Việc tạo một file xuất nhập tồn bằng excel phù hợp với cửa hàng của mình  giúp cho việc kiểm soát được nhanh chóng hơn, chính xác hơn và lưu trữ thông tin hàng hóa thống nhất, dễ kiểm soát. 

2.2. Phải có kiến thức về excel để xử lý những lỗi cơ bản

Một trong số những kiến thức cơ bản khi tạo hoặc tải file xuất nhập tồn bằng excel mà bạn cần biết chính là hàm tính toán trong excel. Nếu không nắm vững những kiến thức về excel, chủ cửa hàng sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng excel quản lý xuất nhập tồn. 

Bạn nên trang bị cho mình một số những kiến thức về excel như:

• Xử lý tập tin
• Định dạng và thiết kế bảng tin
• Thao tác về dữ liệu
• Các hàm: IF, COUNTIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE

2.3. Những lưu ý khác

Ngoài những điều trên, khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí bạn còn cần:

• Chú ý tới hàm tính, nhập đúng hàm tính, tránh lỗi sai cơ bản về giá trị hay tham chiếu
• Sử dụng tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu
• Cẩn thận khi nhập dữ liệu để tránh các sai sót hay nhầm lẫn. 

Tham khảo thêm: Ứng dụng quản lý xuất nhập tồn miễn phí 

3. Những hạn chế khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí

3.1. Nhập liệu thủ công, tốn nhiều thời gian

Khi quản lý nhập xuất tồn bằng excel, nhân viên sẽ nhập liệu thủ công trên Excel. Việc nhập thủ công này dễ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn đặc biệt là khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó có thể gây sai sót toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng tới bộ phận quản lý kho cũng như bán hàng. Bên cạnh việc sai sót này thì nhập thủ công còn làm tốn nhiều thời gian, gây lãng phí nguồn lực cho cửa hàng.

3.2. Dữ liệu không được bảo mật – dễ mất thông tin

File xuất nhập tồn bằng excel được lưu trữ trên máy tính chung của cửa hàng nên rất khó đảm bảo việc bảo mật dữ liệu tốt. Hơn thế nữa, trong quá trình sử dụng máy tính, nếu không may máy tính bị trục trặc hoặc người dung sơ ý làm mất hoàn toàn dữ liệu thì sẽ rất ảnh hưởng tới quá trình kiểm soát quản lý kho hàng của bạn. 

3.3. Không cập nhật dữ liệu liên tục

Tuy việc thực hiện nhập dữ liệu trên file excel đơn giản, thế nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chính xác để báo với các bộ phận khác.

4. Ứng dụng quản lý xuất nhập tồn miễn phí Sapo – Giải pháp quản lý mới cho nhà bán hàng

Để khắc phục những hạn chế khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí, bạn có thể tham khảo sử dụng ứng dụng quản lý xuất nhập tồn kho Sapo. Ứng dụng này là một app sử dụng trên điện thoại, bạn chỉ cần vào App store hoặc Google play là có thế tải được ngay ứng dụng này về máy sử dụng.

Ứng dụng quản lý xuất nhập tồn Sapo là một phần mềm miễn phí, giúp nhà bán hàng tiết kiệm chi phí vận hàng cửa hàng cũng như thời gian và công sức trong việc quản lý kho hàng hóa, sản phẩm của mình. Khi sử dụng app Sapo để quản lý xuất nhập tồn bạn chỉ cần nhập hàng hóa của mình vào, tạo danh sách nhập hàng, kiểm hàng trên ứng dụng. Sau đó hàng tuần/tháng/năm vào báo cáo kho để xem số lượng tồn, nhập và xuất là bao nhiêu. 

Bên cạnh việc quản lý xuất nhập tồn kho thì app Sapo còn giúp bạn quản lý cửa hàng một cách dễ dàng với những mục quản lý: khách hàng, nhân viên, đơn hàng, báo cáo kinh doanh, công nợ nhà cung cấp,…. Và đặc biệt nhất chính là gọi ship giá rẻ. Thay vì phải liên hệ và tìm ship trên các diễn đàn, group, bạn có thể tạo đơn hàng và đẩy đơn sang 7 đơn vị vận chuyển được tích hợp sẵn trong ứng dụng Sapo là có thể gọi ship dễ dàng.

Ngoài ra, ứng dụng Sapo còn có nhiều mã ưu đãi vận chuyển để phí ship của bạn rẻ hơn, khách hàng của bạn sẽ có trải nghiệm tốt hơn khi ship vừa nhanh chóng, giá thành lại không cao. 

Tải ngay ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí Sapo tại đây:

Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của Sapo, bạn sẽ có thêm những thông tin hữu ích về quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí và có thể tạo file xuất nhập tồn bằng excel phù hợp với cửa hàng của mình. Bên cạnh đó là tham khảo được một ứng dụng giúp quản lý cửa hàng dễ dàng hơn và hoàn toàn miễn phí nhé.